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AYUDA PARA PRESIDENTES Y ADMINISTRADORES
Todo lo que necesitas saber para gestionar tu comunidad
Guía para presidentes, vicepresidentes, vocales y administradores de fincas: puesta en marcha, panel de gestión, roles y control de la información.
CÓMO SE IMPLANTA
De la firma al primer WhatsApp, en días
1
Nos pasas la documentación
Actas, estatutos, contratos y presupuestos de la comunidad.
2
Cargamos y estructuramos
Configuramos escaleras, viviendas y el listado de vecinos con sus teléfonos.
3
Validáis los contenidos
Presidente y vicepresidente aprueban las normas y artículos antes de publicarse.
4
Se avisa a los vecinos
Comunicado con el número y las instrucciones. A partir de ahí, ya funciona.
📋 Puesta en marcha
Lo que hay que preparar antes de arrancar.
Cuanta más y mejor organizada, más útil será el asistente. Lo esencial:
- Actas de las juntas (ordinarias y extraordinarias) de los últimos años.
- Estatutos y normas de régimen interior.
- Presupuestos vigentes y acuerdos de derramas.
- Contratos con proveedores: limpieza, ascensor, jardinería, seguros.
- Horarios y normas de uso de instalaciones comunes.
No hace falta que estén en un formato concreto: los PDF escaneados también sirven.
Facilitando el listado de viviendas con el teléfono de contacto de cada propietario o inquilino. El acceso queda vinculado a la vivienda, no a la persona, de modo que los cambios de titularidad o de inquilino se gestionan actualizando esos datos.
Ten presente que ese listado contiene datos personales: la comunidad es la responsable del tratamiento y debe informar a los vecinos, como con cualquier otro proveedor de servicios.
Sí. Gestiavecinos se contrata a nombre de la comunidad y se aprueba como un gasto común más, igual que el mantenimiento del ascensor o el seguro. El precio es por comunidad y no por vivienda, lo que facilita presentarlo en junta.
Consulta los importes en la página de precios.
Habitualmente unos pocos días desde que recibimos la documentación y el listado de viviendas. El grueso del trabajo es nuestro: vosotros solo tenéis que validar los contenidos antes de publicarlos.
🗂️ El panel de gestión
Qué puedes hacer desde Gestiavecinos.app.
- Gestionar y asignar incidencias a proveedores, con envío automático de los datos por WhatsApp al técnico.
- Enviar comunicados a toda la comunidad o a un grupo concreto, con confirmación de recepción.
- Revisar y validar facturas con doble aprobación y visor integrado de PDF.
- Aprobar los artículos de la base de conocimiento antes de que los vecinos puedan consultarlos.
- Consultar el historial completo de acuerdos, obras e incidencias.
La factura se sube al sistema (por el administrador o el proveedor), se revisan los datos —importe, número, fecha, concepto y proveedor— y pasa por un flujo de doble validación: solo quienes tienen el rol correspondiente pueden aprobarla o rechazarla.
Cada paso queda registrado, de modo que en la junta puede acreditarse quién validó cada gasto y cuándo.
Sí. La plataforma es multicomunidad: desde una misma cuenta puedes cambiar de comunidad con el selector de contexto, que además muestra en todo momento en cuál estás operando, para evitar confusiones.
Está pensado especialmente para administradores de fincas con varias comunidades en cartera.
El sistema detecta automáticamente las situaciones urgentes —riesgo para la salud o la seguridad, accesos bloqueados— y las deriva al contacto adecuado en lugar de tratarlas como una incidencia planificable. El presidente recibe además un aviso con la información esencial.
Gestiavecinos está concebido como un complemento del software de gestión que ya utilices: se ocupa de la comunicación con los vecinos, las incidencias y la documentación consultable. La contabilidad y la gestión económica siguen en tu programa habitual.
Si necesitas valorar una integración concreta, coméntanoslo y lo estudiamos.
👥 Roles y permisos
Quién puede hacer qué dentro de la plataforma.
| Rol | Qué puede hacer |
|---|---|
| Administrador de fincas | Gestión global: comunidades, usuarios, configuración, incidencias, comunicados y facturas. |
| Presidente y vicepresidente | Aprobaciones, gestión de incidencias, envío de comunicados, validación de contenidos y visibilidad de su comunidad o escalera. |
| Vocales | Funciones de validación y seguimiento que la comunidad les asigne, según su cometido. |
| Propietarios e inquilinos | Acceso por WhatsApp a la documentación común, a su vivienda, sus reservas y sus incidencias. |
No. El acceso está limitado a la información necesaria para la gestión: una incidencia comunicada, una reserva registrada o un comunicado enviado. Las conversaciones personales de cada vecino con el asistente no son accesibles desde el panel.
Esta separación no es solo una decisión de producto: es una exigencia del RGPD, y conviene poder explicarla en junta cuando surja la pregunta.
Se actualizan los roles desde el panel: se retira el acceso al cargo saliente y se asigna al entrante. El historial de la comunidad permanece intacto, de modo que la nueva junta dispone de toda la memoria de acuerdos, obras e incidencias anteriores.
Desde el panel puedes actualizar los datos de contacto de cada vivienda y dar de alta o de baja a propietarios e inquilinos. Como el acceso está vinculado a la vivienda, el cambio es inmediato: el número antiguo deja de tener acceso y el nuevo lo obtiene.
🤖 Control de la inteligencia artificial
Qué responde, con qué fuentes y quién lo supervisa.
El asistente responde únicamente a partir de la documentación aprobada de la comunidad, y cita siempre la fuente de la que ha extraído la información, de modo que cualquiera puede comprobarla.
Los artículos de la base de conocimiento —normas, procedimientos, preguntas frecuentes— requieren la validación del presidente o del vicepresidente antes de quedar disponibles para los vecinos.
El sistema está diseñado para reconocer los límites de su conocimiento: cuando la información no consta en la documentación de la comunidad, lo indica y remite al cargo correspondiente en lugar de improvisar.
Aun así, ninguna tecnología es infalible. Por eso cada respuesta va acompañada de su fuente documental: es la mejor garantía de control, y conviene recordárselo a los vecinos.
Sí. Puedes añadir nuevos artículos a la base de conocimiento, actualizar los existentes o retirar los que hayan quedado obsoletos. Los contenidos eliminados se archivan y pueden recuperarse si fuera necesario.
Cada vez que se aprueba un documento nuevo en junta, basta con incorporarlo para que el asistente pueda consultarlo.
Lo más habitual es que esté enviando notas de voz, que el asistente no puede interpretar. La solución es dictar con el micrófono del teclado en lugar de grabar un audio.
Tienes la explicación completa, con las diferencias entre ambos micrófonos, en la ayuda para vecinos. Es la duda que más se repite: merece la pena incluirla en el comunicado de bienvenida.
❓ Dudas frecuentes
Las preguntas que más surgen en las juntas.
No. Gestiavecinos es un complemento: reduce las consultas repetitivas y ordena la información, pero las decisiones, la contabilidad, la representación y el asesoramiento siguen en manos del administrador y de los órganos de gobierno de la comunidad.
Es la objeción más habitual, y precisamente por eso el servicio funciona sobre WhatsApp: no hay que instalar nada, ni registrarse, ni recordar contraseñas. Quien sabe mandar un mensaje a su familia, sabe usarlo.
Para quienes tienen dificultad para escribir, el dictado por voz del teclado resuelve la barrera. Compartir la ayuda para vecinos junto al comunicado de bienvenida reduce mucho las dudas iniciales.
Se alojan en servidores ubicados en la Unión Europea y se tratan conforme al RGPD. La comunidad de propietarios es la responsable del tratamiento y Gestiavecinos actúa como encargado, con el correspondiente contrato de encargo suscrito entre ambas partes.
Cada usuario accede solo a la información que le corresponde, y las acciones relevantes quedan auditadas. Más detalle en la Política de Privacidad.
La documentación es de la comunidad y sigue siéndolo. En caso de baja, se facilita la información alojada y se procede a la supresión de los datos conforme a lo previsto en el contrato de encargo del tratamiento.
Escríbenos a admin@gestiavecinos.com o llámanos al +34 692 424 644. Si eres administrador con varias comunidades, cuentas además con contacto directo para incidencias de servicio.
¿Aún no tenéis Gestiavecinos?
Si eres presidente o administrador y quieres verlo funcionando con la documentación real de tu comunidad, hacemos una demostración sin compromiso.
¿Hablamos?
Te ayudamos a poner en marcha el servicio en tu comunidad o en las comunidades de tu cartera, y a presentarlo en junta.